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CES PERTES DE TEMPS QUI TE RENDENT INUTILEMENT OCCUPÉ

Tu te sens toujours occupé, mais tu n’as pas grand chose à montrer? 

C’est un signe certain que tu travailles avec des pertes de temps qui vous font sentir plus occupé que tu ne l’es réellement. 

Cet article décrit 5 gaspilleurs de temps courants qui ressemblent à du travail, mais ne sont en réalité que des distractions.

5 pertes de temps qui te rendent inutilement occupé by Assistanea

Les pertes de temps imprègnent nos vies, et bien que ce ne soit pas un problème pour beaucoup de gens, cela peut être un obstacle à la réussite lorsque tu es concentré sur la productivité de ton temps. Si tu as déjà étudié la gestion du temps, tu as peut-être entendu parler du principe de Pareto , du nom du célèbre économiste Vilfredo Pareto.

Le principe de Pareto dit que seulement 20% de ton travail est responsable de 80% des résultats que tu obtiens. Cela semble bien, mais lorsque tu réalises que cela signifie que 80% du travail que tu effectues ne rapporte pas de résultats, tu sais qu’il est temps d’apporter des modifications à ton flux de travail.

Environ 80% de ton travail actuel te fais perdre ton temps si tu n’obtiens pas de résultats. Cherche et détruit les pertes de temps dont tu te rends coupable en consultant la liste ci-dessous.

5 pertes de temps qui te rendent inutilement occupé

Les gaspilleurs de temps ne doivent pas nécessairement prendre la forme d’heures de recherches sur Internet de chats portant un pyjama (sérieusement, c’est un trou de souris dans lequel il est difficile de sortir). 

Les pertes de temps peuvent être des tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes pour le fonctionnement de ton entreprise.

Matrice d'Eisenhower by Assistanea

La Microgestion

Tu peux t’identifier comme une perfectionniste et avoir l’impression de microgérer tes assistantes virtuelles, tes rédactrices ou tes collaborateurs en rêgle général : c’est le seul moyen de fonctionner en toute quiétude. 

En réalité, la microgestion est une perte de temps qui épuise tes ressources et te stresse (ainsi que tes partenaires).

Être un microgestionnaire prend du temps sur ces 20% toujours importants travaux qui rapportent des résultats. Si te estimes réellement que ton assistante ne peut pas gérer seule les tâches et les projets que tu lui assignes, il est peut-être temps d’envisager l’embauche de nouveaux prestataires qui n’auront pas besoin d’être microgérés.

Si c’est une habitude que tu as développée au fil des ans, essaye de prendre quelques mesures en arrière pour permettre à ton assistante de montrer ses compétences. Tu constateras probablement que tes collaborateurs sont très compétents et que la microgestion est une perte de temps.


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Réunions improductives

Demande à tes collaborateurs au hasard ce qu’ils détestent le plus au travail dans un bureau et un grand nombre d’entre eux diront avec insistance: «Les réunions inutiles !» Les statistiques montrent que le dirigeant moyen consacre 33 minutes par jour à la planification et à la planification de réunions.

Maintenant, considérons qu’en moyenne, les participants à une réunion estiment qu’environ 33,4% du temps total de réunion est improductif. Peux-tu voir pourquoi les réunions dans leur ensemble sont des gaspilleurs de temps dangereusement improductifs ? 

Les réunions sont indispensables pour gérer une entreprise et garder tout le monde sur la même longueur d’onde, mais tu peux apporter quelques modifications pour que le temps passé en réunion soit productif et non infructueux.

Planifie minutieusement tes réunions par blocs de temps – discussion, brainstorming, enseignement, etc. Respecte ce calendrier pendant la réunion et ajuste la réunion si nécessaire, ajuste la réunion et regroupe-toi avec ton assistante pour mieux planifier la réunion la prochaine fois.

A lire : organiser de meilleures réunions virtuelles

Les tâches totalement banales

Charger des informations dans des feuilles de calcul, programmer des publications sur les réseaux sociaux, répondre aux commentaires, répondre à des mails, voilà les tâches qui ne doivent pas être accomplies nécessairement sur ton lieu de travail, mais qui, pourtant, te donnent l’impression d’être un travail occupé. 

Ce ne sont pas vraiment des pertes de temps, car ce sont des tâches importantes, mais toutes ces tâches ont une caractéristique importante : elles ne doivent pas être accomplies par toi.

Délégue ces tâches répétitives à une assistante virtuelle qualifiée et expérimentée afin de te recentrer sur les 20% de travail générant des résultats importants.

Les recheches internet

Cela a commencé comme une quête légitime d’informations sur la réglementation RGPD et, d’une manière ou d’une autre, c’est devenu incontrôlable et tu cliques sur un article qui contient les mots «Vous ne croirez pas ce qui se passera ensuite !». C’est parfaitement normal.

C’est relativement inoffensif au début, quand tu fais des recherches, mais avant de t’en rendre compte,tu ne peux pas te souvenir de ta recherche initiale ni de la raison pour laquelle tu regardes une collection de Gifs de bébés amusants. Cela peut arriver à n’importe qui, mais quelles que soient les personnes concernées, les recherches sur Internet font perdre du temps. Il est préférable d’installer un logiciel qui limite votre utilisation d’Internet lorsque tu travailles ou que tu t’engages à rester sur le sujet.

Le multitasking

La plupart des gens n’ont pas les compétences nécessaires pour effectuer efficacement plusieurs tâches. 

Malheureusement, la plupart des gens pensent aussi qu’ils ont les compétences nécessaires pour effectuer efficacement plusieurs tâches à la fois. 

Cela se traduit par beaucoup de temps perdu et des tâches mal exécutées. Une phrase en anglais dit : « Jack of all trades, master of none » traduit par « Maître de tous les métiers, maître de rien » – c’est précisément ce qui se passe lorsque tu essaies de faire plusieurs choses à la fois et tu ne peux pas y échapper.

Au lieu de te soucier de t’améliorer au multitasking, il est préférable d’apprendre à partager ton temps afin que tu puisses te concentrer sur des tâches individuelles, une à la fois. 

Tu peux également faire appel à une assistante virtuelle pour gérer certaines de tes tâches et gagner du temps.


Les pertes de temps qui te rendent inutilement occupé by Assistanea

Et toi, réalises-tu beaucoup de ses tâches ?


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