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ORGANISER DE MEILLEURES RÉUNIONS VIRTUELLES

Lorsque l’on engage quelqu’un ou en l’occurrence une assistante virtuelle, tu vas être amené à réaliser des réunions virtuelles !

En effet, les réunions sont faites, soit pour mettre en place de nouveaux projets ou process, soit pour discuter des résultats de l’entreprise et des missions mais aussi pour lever tous les freins que peuvent rencontrer les collaborateurs !

organiser de meilleurs réunions virtuelles by Assistanea

Si tu n’as pas encore tenu de réunion virtuelle, tu le feras probablement bientôt. 

Les réunions virtuelles ont augmenté de plus de 80% au cours des 5 dernières années, grâce à l’amélioration de la technologie et à la possibilité de rencontrer des clients et des collègues, quel que soit ton lieu de résidence.

Pouvoir rencontrer des personnes qui ne peuvent être présentes en personne constitue un avantage énorme pour les entrepreneurs, et le fait de disposer d’un composant vidéo rend cette méthode beaucoup plus efficace et utile que les appels téléphoniques seuls.

5 astuces pour organiser de meilleures réunions virtuelles

Considérer les fuseaux horaires

Chaque personne impliquée dans une réunion virtuelle peut se trouver dans un fuseau horaire différent, il est donc important d’obtenir ces informations avant de planifier la réunion. 

Il faut savoir qu’en France métropolitaine, le métier d’assistante virtuelle est très peu représenté comparé au Canada et notamment au Québec (pays francophone). Il se peut que tu sous-traites une partie de tes tâches à une assistante virtuelle à des milliers de kilomètres de toi. Par conséquent, il est important, pour ton entreprise, de prendre en compte ce fuseau horaire afin de pouvoir discuter de vive-voix et de visu avec ta collaboratrice.

8h00, heure centrale – 6h00, heure du Pacifique – c’est beaucoup trop tôt pour une réunion vidéo dans la plupart des cas! 

Respecter le fuseau horaire de l’autre personne et ajuster ton heure de réunion à son heure peut vous aider à bien commencer votre réunion.

Sélectionne une zone avec un éclairage adéquat

Voici une astuce que je ne peux que te conseiller : sélectionner un lieu avec un bon éclairage. 

Il n’y a guère de choses plus frustrantes que de regarder un écran sombre et granuleux dans lequel une silhouette floue paraît.

C’est ce qui se produit lorsque tu organises une réunion virtuelle quelque part avec un éclairage trop faible. 

Déplace-toi dans une pièce lumineuse (propre et rangée !) qui illumine complètement ton visage. Cela aidera l’autre personne de te voir plus clairement, ce qui renforce la confiance et facilite le déroulement de la réunion.


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Partage ton écran

Le partage d’écran est indispensable pour organiser de meilleures réunions virtuelles. 

Parfois, montrer vaut mieux que mille mots (ce n’est pas l’idée même derrière les réunions virtuelles ?).

Je t’invite à découvrir Join.Me. C’est un excellent outil pour tes réunion virtuelle mais surtout le partage d’écran se fait en un clic, ce qui te permettra de montrer à ton assistante, exactement ce sur quoi tu travailles, de donner des instructions pas à pas ou des procédures pratiques ou d’obtenir de l’aide pour résoudre un problème, ou encore une tâche que tu n’arrive pas à expliquer. Le partage d’écran aide les apprenants visuels (technique PNL, autre qu’auditif ou kinesthésique) à collecter des informations plus rapidement et à mieux les retenir.

Fixe une limite de temps pour chaque réunion

Si tu souhaites organiser de meilleures réunions virtuelles, tu ne veux pas que tes réunions se répètent sans cesse. 

Discuter avec l’autre personne est toujours un bon moyen de nouer de meilleures relations avec elle, mais de petites discussions peuvent prendre beaucoup de temps et pénalise ton assistante en prenant du retard dans son travail.

Pour éviter ce problème, définit une limite de temps générale pour chaque réunion et indique à l’autre personne le temps supplémentaire que tu acceptes que la réunion prenne, qu’il s’agisse de 15, 30 ou 45 minutes.

Crée un plan général pour la réunion

Enfin, crée un ordre du jour pour la réunion et partage-le avec tes participants. 

Cela donne à chacun un «itinéraire» de la réunion pour qu’il sache à quoi s’attendre. Cela leur donne également l’avantage de pouvoir planifier leurs réponses, de lancer des idées de sujets ou de proposer quelques solutions ou idées pour un problème répertorié avant même le début de la réunion.

C’est un gain de temps et une réduction de l’anxiété liée aux réunions pour toutes les personnes impliquées dans la réunion. Assure-toi d’envoyer l’ordre du jour à tous au moins une heure ou deux avant la réunion.


Télécharge l’ordre du jour prêt-à-l’emploi immédiatement pour créer ton ordre du jour efficacement et ainsi le transmettre plus rapidement à tes collaborateurs !

fichier à télécharger by Assistanea

Et toi, as-tu rencontrer des problèmes avec des assistantes virtuelles ?
Penses-tu faire des réunions grâce à cet article ?

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